La organización óptima de una empresa desempeña un papel
esencial, ya que tiene un impacto directo en su éxito. Por ello, tanto las
empresas pequeñas como las grandes, deben
aspirar siempre a una gestión eficaz de cada aspecto que la compone.
Una herramienta ideal para lograr el objetivo de una
organización empresarial óptima es el organigrama, un software maravilloso que aporta muchas ventajas que hace que
valga totalmente la pena.
Debido a su creciente popularidad, es cada vez más
implementado, pero antes de crear organigrama de empresa, es importante saber puntos básicos sobre el mismo, para
entenderlo mejor, y poder usarlo.
¿Qué es un organigrama? ¿Para qué
sirve?
En palabras sencillas, se puede señalar que, un organigrama
es un programa que muestra una representación visual de la estructura
organizativa de una empresa.
En este, es posible visualizar fácilmente los diferentes departamentos, niveles
jerárquicos y las relaciones de autoridad y responsabilidad entre los
miembros de la organización.
En resumen, es una herramienta que sirve para ayudar a
comprender cómo se organiza una empresa y quién es responsable de qué
cuestiones dentro de la misma.
Un gran aliado para hacer home office
Con la llegada de la pandemia del COVID-19, el trabajo remoto se convirtió en la norma
para muchas empresas, y en este contexto, la necesidad de mantener a los
equipos conectados y bien organizados se hizo más evidente que nunca.
Es así como los softwares de organigrama se volvieron
herramientas por completo indispensables, para poder gestionar equipos
dispersos geográficamente y mantener la colaboración eficiente.
A pesar de haber terminado la pandemia, tiempo atrás, poder trabajar haciendo home office, es
algo que se mantuvo. En algunos casos el home office es total, aunque en
otros casos es híbrido, es decir, los trabajadores van a la oficina ciertos
días a la semana, y otros días, hacen home office, un aspecto bien apreciado
por muchos.
La realidad es que las empresas ofrecen la opción del home
office para ser atractiva para sus potenciales empleados, después de todo, se
puede seguir manteniendo la productividad.
Sin embargo, dicha modalidad no fuese sido posible desde el
inicio si no se contara con el organigrama. Entonces, una de las grandes
ventajas de los softwares de organigrama, es
permitir a los empleados, hacer home office sin problema, aunque existen
más aspectos positivos que señalar del mismo.
Ventajas de usar un software de
organigrama para empresas
La implementación de un software de organigrama en una empresa
ofrece numerosas ventajas, que son al mismo tiempo razones para implementarlo:
- Mayor eficiencia organizativa. Una de las más grandes ventajas que
se pueden señalar de tales programas, es que facilita la gestión de recursos
humanos al definir claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro
del equipo, lo que se traduce en una mejor organización desde el inicio. - Optimización de
la comunicación. Establece canales de comunicación más efectivos al identificar quién
debe ser contactado para cada asunto, y de esta forma se mantiene un pilar
básico para el éxito de toda empresa, que es la comunicación, que no debe
tomarse a la ligera nunca debido a su papel. - Colaboración a
distancia.
No importa si algunos empleados están en la empresa laborando físicamente y
otros lo hacen desde su hogar u otro sitio, y es que este software facilita la
colaboración y la gestión de equipos. - Actualizaciones
en tiempo real. Los cambios en la estructura organizativa se reflejan de inmediato, lo
que garantiza que todos estén al tanto de las modificaciones en la
organización, un punto que se relaciona con la buena comunicación que hace
sencillo mantener el programa. - Permite la
transparencia. Fomentan la transparencia organizativa, lo que contribuye a la confianza
y el compromiso de los empleados en general. - Reducción de
conflictos.
Clarifica la jerarquía y responsabilidades, lo que disminuye los malentendidos
y conflictos en la empresa, que, si bien pueden tenerlos, se reducen
significativamente para el bien de todos los que laboran. - Facilita el
reclutamiento. Ayuda en la identificación de brechas en la estructura organizativa, y,
por ende, en la toma de decisiones para contratar nuevos talentos que tengan
más para aportar en la empresa. - Es simple su
adaptabilidad. Permite realizar cambios en la estructura organizativa de manera
sencilla, lo que es esencial en un entorno empresarial en constante cambio,
siendo que adaptar lo que haga falta, se haga ágilmente. - Análisis de
datos. De la
mano de este software, se hace más sencilla la recopilación de datos sobre el
desempeño de los empleados y la eficiencia operativa, lo que puede usarse para
tomar decisiones informadas. - Cumplimiento normativo. Es útil para garantizar el
cumplimiento de regulaciones y políticas internas al rastrear la asignación de
responsabilidades de cada cual.
¿Qué sería de las empresas sin el
organigrama?
Imaginando un escenario en el que las empresas prescindieran
por completo del organigrama y, en su lugar, dependieran de métodos
tradicionales o sistemas ineficientes para gestionar su estructura
organizativa, es fácil concluir que
muchos aspectos se manejarían inadecuadamente.
Para empezar, sería un caos organizativo donde las empresas
enfrentarían una serie de desafíos significativos. Asimismo, existiría mucho
desorden y confusión, lo que daría sitio a malentendidos y conflictos internos.
No dejemos de lado el hecho de que habría poca comunicación
interna, lo que ralentizaría la toma de decisiones y la ejecución de tareas.
Asimismo, existirían inconvenientes con contratación de nuevos talentos.
Por último, la gestión de proyectos sería menos eficiente, ya
que se haría difícil asignar tareas y responsabilidades de manera efectiva sin
un organigrama que indique quién está a cargo de qué cuestión en concreto.
Por lo tanto, no contar con un software de organigrama que
sea de calidad, en la actualidad sería un grave error. La implementación
temprana de esta herramienta es esencial para garantizar una gestión
organizativa efectiva. Cuanto antes se adopte un software de organigrama, mejor preparada estará una empresa para
enfrentar los desafíos del mundo empresarial en constante cambio y para
aprovechar al máximo su potencial, que son bastante claros para las empresas.