Los datos de una organización a
menudo provienen de muchas fuentes y son manipulados por muchas personas. Si no
se gestiona de forma eficaz, esto puede dar lugar a información redundante e
incluso contradictoria. A medida que una organización crece y se vuelve más
compleja, es esencial establecer procesos y herramientas para administrar sus
datos más críticos a escala. Aquí es donde entra en juego Master Data
Management – MDM (gestión de datos maestros), específicamente los software MDM. En este artículo te
mostraré todo lo que debes saber sobre MDM, ejemplos y sus beneficios.
No obstante, antes de iniciar, es
importante conocer algunos conceptos muy importantes.
¿Qué son
los datos maestros?
Los datos maestros (master data) son
todos los datos críticos para el funcionamiento de una empresa. Estos datos
generalmente se comparten en toda la empresa, y múltiples departamentos. Es
decir, el personal depende de ellos para la toma de decisiones.
Ejemplo de
datos maestros
La información de los clientes, como
nombres, números telefónicos y direcciones, es un excelente ejemplo de datos
maestros. Estos datos son menos cambiantes, pero ocasionalmente deben
actualizarse cuando un cliente se muda o cambia de nombre.
Si una organización tiene una gran
cantidad de clientes, estos datos pueden volverse muy complejos y el error más
pequeño podría resultar en una oportunidad perdida.
Los datos de los clientes son
valiosos porque proporcionan una forma para que la organización se conecte con
sus clientes y brinda información importante para la toma de decisiones.
Un cliente podría, por ejemplo,
actualizar su información de contacto en línea en una cuenta, pero, si un
sistema diferente administra los correos electrónicos, entonces el cliente ya
no recibirá comunicaciones de marketing. Mal manejado, esto podría resultar en
un cliente real que parece existir en la base de datos de una empresa, pero no
en otra. Utilizar un software de Master Data Management puede ser un paso
importante para las organizaciones en crecimiento.
¿Qué es Master Data Management (MDM)?
Master Data Management incluye las
herramientas y los procesos que utiliza una organización para establecer una
única fuente verídica para todos sus datos críticos. A través de MDM, una
organización puede difundir datos consistentes y precisos en toda su empresa.
Mientras que un sistema de gestión de datos recopila, organiza, protege y
almacena todos los datos de una organización, los objetivos de la MDM incluyen
organizar, centralizar y actualizar sólo los datos maestros. La gestión de
datos maestros tampoco debe confundirse con la gestión de datos empresariales (Enterprise Data Management -EDM),
que implica inventariar y controlar los datos de una empresa y hacer que la
organización se involucre en el proceso.
Beneficios
de Master Data Management
Con capacidades MDM, una organización
puede mejorar la calidad de sus datos maestros, lo que genera menos errores y
menos redundancia. Algunos beneficios de establecer Master Data Management
incluyen:
- Mejorar las eficiencias. Con todos
los datos más críticos de una organización actualizados en una ubicación
compartida, pueden eliminar los silos de información y aumentar la
colaboración. - Generar confianza en los datos. Con la
reducción de los silos, los datos de misión crítica se pueden administrar y
mantener de forma centralizada. - Ahorrar recursos. Con procesos de
datos automatizados y optimizados, una organización puede ahorrar tiempo en el
mantenimiento de actividades de infraestructura que, de otro modo, consumirían
tiempo y recursos. - Proporcionar más valor. Con todos los
datos críticos en un solo lugar, puedes aprovechar información importante para
brindar una experiencia de cliente personalizada.
Ejemplos de
cómo aprovechar MDM
Muchas empresas utilizan Master Data
Management para organizar, centralizar, actualizar y distribuir datos de
productos. Si una empresa gana dinero con la venta de productos, es esencial
que todos en la empresa tengan acceso a una única fuente de información precisa
para esos productos. Una solución de gestión de datos maestros supervisaría y
ayudaría en el ciclo de creación, lectura, actualización y eliminación (CRUD)
de estos datos maestros.
- Crear. Cuando se compra, adquiere o
fabrica un nuevo producto, la información del producto se agregaría a los datos
maestros de la empresa y se necesitaría una solución de MDM para agilizar o
incluso automatizar este proceso. - Leer. Las personas de toda la empresa
necesitan acceso a los datos del producto, desde las divisiones de fabricación
hasta las de ventas, y una solución de gestión de datos maestros ayuda a
garantizar que cada una de estas personas tenga acceso a la misma información.
La solución también podría ser la fuente de información del producto para el
sitio web de una empresa o el sistema de procesamiento de pedidos. - Actualizar. Si un producto sufre
cambios, ya sea embalaje, precio, materiales, etc., un software MDM facilita la
realización de esas actualizaciones y la difusión de los cambios en toda la
empresa. - Eliminar. Cuando un producto se
reemplaza o ya no está disponible, una solución MDM proporciona las
herramientas para eliminar la información del producto del conjunto de datos.
Conclusión
A medida que una organización crece y
más personas necesitan acceder a los mismos datos, la Master Data Management es
esencial para proporcionar un único punto de referencia para la información
importante.